OneDrive for Business com novas ferramentas de gestão


 

A Microsoft vai disponibilizar novas atualizações para OneDrive for Business para maior controle por parte da equipe de TI e melhorias na sincronização para os usuários finais.

 

Vou relacionar algumas novas atualizações que já estão disponível e foram liberadas para os usuários no dia 16/07/2015 e novas atualizações que ainda estão em testes finais e podem ser encontradas em Office 365 Roadmap.



 

Atualizações que já estão disponíveis

 

01- Limitação de sincronização de arquivos para o domínio juntou PCs

Onedrive for Business permite aos usuários sincronizar seus arquivos para uso em modo offline através de seus PCs ou Macs.

Atendendo a um dos pedidos mais comuns de administradores de TI que era poder ter a capacidade de bloquear a sincronização em PCs não gerenciados.

Agora os administradores de TI podem ativar a sincronização de arquivos para trabalhar apenas em PCs associados a um domínio podendo ainda especificar qual dos seus domínios você deseja permitir para sincronizar, bloqueando assim sincronização de arquivos em PCs pertencentes ou não no domínio.

Importante: Observe que usar esta configuração você irá desativar a sincronização de arquivos em todos os Macs pois eles não podem ser associados a um domínio.

Este novo controle usa PowerShell para limitar os arquivos de sincronização para uma lista de domínios autorizados e se a sua organização usa vários domínios, você pode selecionar os domínios individualmente a partir do qual você permitir que possam ser sincronizados.

 

O cmdlet PowerShell e sintaxe para você ativar esta nova função:

Set-SPOTenantSyncClientRestriction  -Enable -DomainGuids “786548DD-877B-4760-A749-6B1EFBC1190A; 877564FF-877B-4760-A749-6B1EFBC1190A”

 

02- Auditoria de todas as ações tomadas contra.

Novos controles de no Office 365 permitem que você auditar todas as ações tomadas nos arquivos armazenados no onedrive for Business.

Os administradores de TI podem monitorar atividades em PCs ou Macs que tentaram sincronizar no onedrive ou que compartilharam ou acessaram e arquivos compartilhados.

Os relatórios de actividades no Office 365 permitem que o administrador de TI investigar as atividades de um usuário, arquivos ou outros recursos através do SharePoint Online, Drive for Business, Exchange Online e Azure Active Directory e depois baixar os relatorios para um arquivo CSV. Você tambem pode filtrar os relatorios por intervalo de data, usuário, arquivo, pastas e tipo de atividades.

Obs: Esse recurso é muito útil para fins de relatórios de conformidade.

Uma outra maneira de pesquisar registros de atividade é usando o PowerShell com o cmdlet Search-UnifiedAuditLog que permite ao administrador de TI executar as consultas com escopo no log de auditoria de armazenamento por data, tipo de registro, funcionamento e extensão de arquivos. Este cmdlet também permite exportar os logs para um arquivo CSV. Por exemplo, você pode executar o seguinte cmdlet para procurar registros de atividade do usuário para todos os eventos a partir de 1 de maio de 2015 a 26 de junho de 2015:

Search-UnifiedAuditLog -StartDate May 1, 2015 -EndDate June 26, 2015

 

03- Gerenciamento de dispositivos móveis conectados.

À medida que mais usuarios migrem para OneDrive for Business para armazenar e acessar seus arquivos, e-mail baseado em gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) as políticas aplicadas podem não ser suficiente para proteger os dados. Agora, usando (MDM) que esta presente dentro do Office 365, você pode garantir que os dispositivos se conectam ao seu OneDrive for Business de maneira segura e principalmente gerenciados. Depois que você configurar e aplicar as políticas no (MDM) os dispositivos terão que se inscrever no (MDM) no Office 365 quando tentarem se conectar seus dados usando OneDrive for Business ou aplicativo do Office Mobile.

Obs: Com isso os administradores de TI garantem que o dispositivo satisfaça as exigências de segurança, impõem um PIN log-in e outras configurações escolhidas no dispositivo.

 

04- Definir cotas de armazenamento.

Sabemos que a perspectiva de termos 1 TB de dados na nuvem é extremamente atraente para muitos usuarios, várias organizações solicitaram a capacidade de definir limites de cotas menores. Poderia ser para limitar a quantidade de dados armazenados, por razões de protecção de informações, ou simplesmente para garantir que o que as pessoas possam sincrinuzar seus arquinos que estão no OneDrive for Business com seus PCs HDs locais.

Pelo PowerShell podemos determinar a cota de armazenamento:

 

1

 

2

-Set-SPOSite –Identity https://yourdomain-my.sharepoint.com/personal/username_yourdomain_com 

 
 

 -StorageQuota 512000 

 

05- Prevenir compartilhamento não intencional de “Todos” ou “Todos os usuários”.

Onedrive for Business foi projetado para garantir que somente aqueles com permissões de visualização ou edição possam ver ou editar um arquivo. Muitas organizações querem partilhar com as pessoas para ser uma ação muito específica, direcionada e segura. As empresas querem que seus usuários possam determinar quais pessoas específicas necessitam ou podem compartilhar um arquivo. No OneDrive for Business a uma pasta “compartilhado com todos”, isso significa que o arquivo colocado nesta pasta automaticamente concede permissões aos usuários e são publicamente detectáveis através Delve.

A minha opinião e acredito que a de milhares de clientes que deram um feedbacks para a Microsoft é que a pasta “compartilhado com todos” foi uma maneira por demais simples para evitar que as pessoas devem receber acesso a um arquivo.

Com base nesses feedbacks, para todos os novos inquilinos e usuários, a pasta “partilhada com todos” não será mais criada por padrão; no entanto, os administradores de TI têm a capacidade de substituir essa configuração.

 

Se isso é algo que você estava esperando para proteger as informações, você também vai ficar feliz em saber que existem controles para remover “Todos”, “Todos os usuários” e “Todos, exceto usuários externos” a partir do selecionador de pessoas em OneDrive for Business e SharePoint Online.

Para isso você pode usar o PowerShell para desativar essas entradas do selecionador de pessoa.

Set 

SPOTenant  

ShowEveryoneClaim $false 

Set 

SPOTenant  

ShowEveryoneExceptExternalUsersClaim $false

Set 

SPOTenant  

ShowAllUsersClaim $false 

Set 

SPOTenant  

ShowAllUsersClaim $false 

 

 

Futuras e novas funcionalidades no OneDrive for Business que estão por vir.

Fonte

A primeira grande mudança é um cliente de sincronização, já disponível como beta, somente para convidados, que inclui muitas funcionalidades desejadas pelos usuários, como maior confiabilidade, fundamental para usuários que querem ter certeza de que seus arquivos aparecem em todos os dispositivos que possuem, e sincronização seletiva, de modo que os usuários possam optar por só baixar alguns arquivos armazenados na nuvem para seus dispositivos, em vez de ter que baixar tudo.

Os gerentes de TI também passarão a contar com mais ferramentas para gerenciar o compartilhamento de arquivos de suas organizações. Eles serão capazes de limitar os domínios externos com os quais os usuários serão capazes de compartilhar arquivos, e até, em uma próxima atualização, auditar convites de compartilhamentos externos para garantir que os usuários não enviem dados confidenciais da empresa para as pessoas que não deveriam ter acesso a eles.


Usuários que compartilham arquivos através de links podem definir requisitos para acesso, permitindo que alguns arquivos sejam editados, outros apenas visualizados. Ou definir uma data de expiração para o link.

Já no que diz respeito às plataforma móveis, a Microsoft também atualizou os apps do Onedrive for Business para iOS e Android, incluindo novas capacidades. O aplicativo Android recebeu apoio para uso de arquivos disponíveis offline. Usuários podem acessar informações da chave sem ter uma conexão com a Internet.

E usuários iOS passam a contar com um novo menu de compartilhamento e a capacidade de anotação em arquivos PDF. 


Os usuários também verão uma interface Web simplificada para o serviço de armazenamento, graças às mudanças que a Microsoft disponibilizou primeiro para usuários do Onedrive voltado para o público de consumo.

 

Importante: Todas estas e outras informações podem e devem ser obtidas no siteOffice365 RouadMap“.

 

 


 

Sobre Julio Vaz

I'm a results-driven IT professional on consulting for integration projects with extensive experience in the engineering, administration and support. Direct experience with customer relationships, complex problem troubleshooting, implementation, optimization, technology advisor and training deliveries. Always interested in professional growth as well as high-quality service delivery. Specialties: Office 365. Windows Intune. Windows Azure. Microsoft Windows Server and Active Directory Microsoft Exchange Server 2000/2003/2007/2010, 2013 Windows Virtualization: Hyper-V Windows server 2008, 2008 R2, 2012, 2012 R2. Microsoft Isa Server 2000, Isa Server 2004, Isa Server 2006. Microsoft Forefront TMG 2010. Microsoft Project Server 2007/2010, 2013 Microsoft SharePoint 2007/2010, 2013 Documentation of the computing environment and services. Elaboration of technical procedures. Elaboration of proposals and projects. Management and training of support staff. Implementation and maintenance of security and backup policies. Implementation, administration and migration from Microsoft . Windows NT, Windows 2000 Server, Windows Server 2003 R2, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 R2 Implementation and migration from Microsoft Office Communications Server 2007 Implementation and migration from Microsoft Lync Server 2010, 2013. Implementation and migration from Microsoft Exchange Server 2000, 2003 and 2007, 2010, 2013. Implementation and migration from Microsoft Isa Server 2000, 2004 and 2006, Forefront TMG Implementation Microsoft System Center 2012 R2 - SCCM, SCOM, DPM. Migration of servers and domains
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